Twaalf keer sneller – Danone Nutricia Research heeft met de Acceleration-weeks een versnellingsprogramma in handen waarmee de ontwikkeltijd van nieuwe producten en ingrediënten, drastisch wordt ingekort. Het startpunt was ICT-Scrum zoals bekend van Bol.com. Met John Mensink als initiatiefnemer en geestelijk vader heeft deze methode zich in 2014 ontwikkelt tot een programma geschikt voor Danone. Het programma is gebaseerd op focus op 1 project, face-to-face werken met het gehele team en Scrummen. Met de pilots uitgevoerd door Frismakers binnen een viertal projecten van Danone, is bewezen dat projecten twaalf maal sneller worden uitgevoerd.
In de afgelopen maanden is deze aanpak onder leiding van Scrum-master Minke Buizer (werkzaam vanuit Frismakers en Scrum Company), weer verder verfijnt tot Organisatie-scrum. In dit artikel geven we een kijkje in onze Scrum-keuken.
Corporate hiërarchie
Met Scrum in zijn puurste vorm neem je afstand van hiërarchie en controle. Het is een vorm van time management waarmee je per etmaal de issues vaststelt en aanpakt tijdens Daily scrum meetings en werkt met het Sprint backlog. Het loslaten van omvangrijke Excel documenten die houvast geven aan het verdere verloop van de uitvoering, is voor een organisatie met een sterke corporate cultuur, niet altijd makkelijk.
Binnen het project is er daarom een balans gevonden tussen de meer traditionele projectmanagement aanpak, die over een langere periode vooruit kijkt. Buizer: “Het moet wel praktisch blijven. Het programma voor de Acceleration week hebben we van dag tot dag ingepland, zodat het past binnen de agenda’s van de vertegenwoordigers uit de landen. Hiermee creëren we een balans tussen loslaten en toch een vorm van regie waar je binnen een organisatie als Danone, niet aan ontkomt. Het belangrijkste is dat het team zo veel mogelijk ruimte ervaart zodat ze optimaal gebruik kunnen maken van hun eigen kennis en vaardigheden. Het resultaat is een zelfsturend team dat kort-cyclisch issues aanpakt”.
De IJsberg
Het versnellingsprogramma zoals in samenwerking met Danone Nutricia Research is ontwikkelt, bestaat uit een Preparation Day (P-day) en een Acceleration-week (A-week). Tijdens de P-day bekeken of alle expertise aanwezig is binnen het team. Naast de diverse inhoudelijke disciplines, moet er een Product owner zijn, een projectleider en een Scrum-master. De Global Strategy and Insights Manager is binnen dit project ‘Product owner’. Tijdens de P-day is mede dankzij zijn inbreng er één heldere en bondige ‘Product vision’ geformuleerd.
Eerder werkte we met ‘User-stories’ bestaande uit 20 bullet-points. Buizer: “Ik zie een bondige Product vision als het puntje van de ijsberg dat de kernwaarden van het project behelst. Het deel van de berg dat onder water schuilgaat is nog niet gedefinieerd. Het gedeelde inzicht geeft voldoende richting om in de verdere uitvoering ruimte te bieden aan boeren verstand en creativiteit van de mensen”.
Na de Preparation-day start het team met de uitvoering van Sprint-0 ter voorbereiding op de Acceleration-week. Dan werkt het complete team van twintig personen face-to-face samen aan de uitvoering. Het ultieme Scrum-team is compacter en telt gemiddeld zeven personen. Maar met een strakke Scrum aanpak en sprints met een doorlooptijd van 1 dag, blijft het goed werkbaar. Het brandpunt van alle activiteiten is het ‘Backlog’ dat aan de start door het gehele team is opgesteld.
Scrum-dreams
Buizer: “In een ideale wereld zou niet de board, maar zelfsturende teams het ritme van een project moeten bepalen. In de afgelopen 1,5 jaar heb ik binnen Danone gezien dat het face-to-face samenwerken aan één project, veel energie en plezier brengen. Maar ook dat er mensen zijn die tegelijkertijd aan meerdere prioriteitsprojecten werken. Als je in het verkorten van je time-to-market ideale omstandigheden wilt creëren, dan is wenselijk om een maximum te stellen aan het aantal prioriteitsprojecten..
Buizer vervolgt: “Ik zou het fantastisch vinden om samen met de voorlopers binnen Danone, een project in zijn geheel volgens de Scrum-methodiek uit te voeren. Met een compact team van zeven mensen toegewijd werken. Geen traditionele vergaderingen, alleen maar sprint meetings en werk-sessies. Rondom de go-no-go momenten in de project-uitvoering organiseren we een acceleration-week, zodat we face-to-face grote stappen kunnen maken. De prognose is dat we hiermee een doorlooptijd van 5 jaar met 1 a 2 jaar kunnen inkorten. En misschien nog belangrijker, het leidt tot nog meer werkplezier door minder multi-tasking, minder mailen en minder vergaderen”.